Планінг – велика користь для будь-якого керівника

Керівнику вкрай важливо вміти розпоряджатися своїм часом і стежити за термінами виконання ключових завдань. Спростити цю роботу допоможе настільний планінги, великий вибір яких зараз є у всіх спеціалізованих магазинах. Але перш ніж приступати до вибору моделі, яка має користуватися весь майбутній рік, варто докладніше дізнатися про те, як і для чого може використовуватися ця проста приналежність.

Що таке планінг…

Через велику популярність мобільної електроніки багато хто забув або і зовсім не знають про такий зручний офісний інструмент.

За своєю суттю планінг – це настільний щоденник, або, якщо можна так сказати, тижневик, так як кожна сторінка виробу розрахована саме на тиждень використання.

Незважаючи на те, що це не модний електронний пристрій, а звичайна друкована продукція, настільний планінги не втрачають своєї актуальності. Наприклад, ним користуються не тільки ті, хто просто звик всю важливу інформацію записувати на папері, а й люди, захоплені питаннями тайм менеджменту.

Планінги часто використовуються спільно зі щоденниками: перші не покидають робочого столу і постійно знаходяться в розкритому стані, щоб власник міг миттєво оцінити зайнятість і план робіт, а другі виконують функції помічника в поїздках і на нарадах.

Крім того, великий планинг позбавляє вас від безлічі дрібних папірців і жовтих клейких листочків, розкиданих по столу, «вбираючи» в себе всю важливу інформацію і замітки, виконані на швидку руку. До того ж, якщо ви займаєте керівну посаду, даний діловий аксесуар робочого столу (і відсутність тих самих папірців) добре впливає на ваш статус, підкреслюючи ваш серйозний і діловий підхід до роботи. Це обов’язково помітять і оцінять ваші відвідувачі.

Загальні риси планінгів.

Навіть при відсутності єдиного стандарту виробництва у всіх виробів даного виду є спільні риси. Перш за все, це стосується єдиної мети, заради досягнення якої вони і використовуються. Ця мета – чітке планування робочого тижня і дотримання розкладу.

Маючи звичку заповнювати його і перевіряти протягом дня, можна стати більш пунктуальним, перестати спізнюватися і більше ніколи не стикатися з проблемою браку часу між зустрічами.

Наведемо простий приклад: у вас важлива розмова по телефону з потенційним клієнтом. Ви домовляєтеся про зустріч і намагаєтеся судорожно вибрати відповідний час. Всього одного погляду на великий планинг, відкритий на вашому столі, буде досить, щоб знайти вільне «вікно» без шкоди інших зустрічей і важливим завданням. Чи не користуючись ним, ви легко можете потрапити в неприємну ситуацію, коли одна зустріч належиться на іншу і ви змусите партнера чекати. Внаслідок цього обидві бесіди будуть зім’ятими і, швидше за все, нерезультативними.

Друга спільна риса, яка об’єднує всі види планингов – це стандартні інформаційні блоки. Залежно від розміру і формату планінги вони можуть бути присутніми або бути відсутнім. Повний список типових блоків виглядає так:

Колонки днів тижня. Колонок може бути від 6 до 30. 6 колонок – це стандартний робочий тиждень плюс одна загальна колонка під вихідні дні, на які зазвичай не планується великий список завдань. 12 і 30 колонок присутні в планінги на рік і на місяць відповідно. Про них ми розповімо далі.
Поля дати, дня тижня, місяця і року. Планінги, як і щоденники, можуть бути датованими та недатованими, відповідно ці поля заповнюються при виробництві або залишаються порожніми, щоб ви могли проставити дати вручну.
Календар. Це може бути невеликий календарик на поточний місяць або на цілий рік. Який з варіантів буде використовуватися, залежить від формату виробу.
Поле загальних заміток, що не відносяться до конкретного часу і дати.
Рекламна площадка. Планінги нерідко використовуються в якості ділового подарунка співробітникам або партнерам великих компанії, тому багато виробів містять спеціальну область, де розміщується рекламна інформація про компанію. Вона може наноситися не тільки на паперовий блок, але і на обкладинку – багато компаній спеціально замовляють брендовані офісне приладдя, які будуть використовуватися співробітниками і розійдуться в якості подарунків.
«Антистресовий простір». Поряд з розмальовками для дорослих, кумедними статусами для робочого столу і іншими неформальними офісним приладдям, подібні розваги почали з’являтися навіть в планінгах. Це можуть бути невеликі малюнки, або візерунки, які приємно розфарбовувати або домальовувати ручкою під час роздумів або перерв. Нерідко ця область займає більше половини великого планінга.
Лінійка. Проста сантиметрова розмітка нижнього краю планінги може використовуватися в якості лінійки. Особливо зручно це тоді, коли потрібно швидко прикинути розмір предмета або розкреслити лист.
Додаткова інформація. Під неї відводиться кілька сторінок в кінці планінга. Зазвичай це місце під телефонну книгу, куди можна занести контакти особливо важливих партнерів і клієнтів; карта світу; телефонні коди міст; часові пояси та інші дані, які можуть стати в нагоді в роботі.

Різновиди планінгів.

Раз єдиного стандарту виробництва настільний планінги не має, значить, моделі мають досить багато відмінностей. Найголовніша відмінність – в форматі, а всі інші залежать від нього.

За форматом.

Найбільш компактні планінги мають розмір 31х11 або 31х13 сантиметрів. В обох випадках розмір паперового блоку, розміщеного на пружинному кріпленні, однаковий. Відмінності криються в останній сторінці, яка в другому випадку виступає на пару сантиметрів. Ця область може бути віддана під розміщення рекламної інформації або логотипу замовника, так як на сторінках місця під нього просто не знайдеться. Блоки днів тижня зазвичай займають цілий розворот, тому виріб такого формату є вельми компактним, щоб не займати багато місця на робочому столі, і в той же час надає достатній простір для записів.

Втім, не всі моделі відрізняються компактністю. Планинг настільний великий, формату А3, також користується достатньою популярністю. Великі столи зараз стоять в офісах не тільки керівників, а й у менеджерів, тому вони звикають користуватися великими планінги, тим більше що в ряді випадків це навіть зручніше. Також планінги формату А3 можуть використовуватися на стійках реєстрації в поліклініках або перукарень.

Завдяки великому розміру, на сторінках такого виробу часто розміщується календар на цілий рік або ті самі «антистресові» малюнки, про які ми розповідали раніше.

Існують планінги та ще більшого розміру – формату А2. Вони надають справжній простір для записів і можуть повністю замінити щоденник, якщо він використовується виключно в офісі.

По виду і використанню.

Далеко не всі планінги дозволяють виробляти планування на тиждень. Існують варіанти з розміткою сторінок на місяць або на рік.

У першому випадку – це великий планинг, зазвичай датований, що чимось нагадує стандартний перекидний календар. Його сторінки розбиті на квадрати, відповідно до кількості днів у місяці. Кожен день має кілька рядків, що не дозволяє вести докладні записи, але вирішує проблему довгострокового планування. На такій сторінці ви зможете розмістити загальний план робіт і призначити ключові етапи на конкретні дати.

Для цієї ж мети служить і планинг на рік, який багато хто не зовсім правильно називає стандартний датований варіант, так як він розрахований на використання протягом конкретного року. Насправді, він являє собою лист великого формату з осередками під кожен день.

Зазвичай це виглядає так: верхній рядок займає список місяців, а під кожним місяцем розташований стовпчик з відповідної кількості осередків-днів. В такому планінги можна розпланувати хід робіт і важливі заходи на тижні і місяці вперед, але вести щоденні записи незручно.

За конструкцією.

Планінг – це далеко не завжди записна книжка, розташована горизонтально. Існує кілька варіантів виконання.

Найпростіший – стандартний, з двома картонними обкладинками і блоком для записів, на пружинному кріпленні. Існують моделі і з кріпленням паперу на кільцях. Зазвичай це недатовані планінги, що дозволяють виймати і додавати сторінки без шкоди для зовнішнього вигляду виробу.

Наступний варіант – розкладний, з двома паперовими блоками. Його верхня частина складається в «трикутник», на якому розташовується блок з календарем. Всі записи ведуться на стандартних сторінках нижнього блоку, мають потижневу розмітку.

Планінг настільний великий (А3 або А2) також зазвичай виготовляється з паперу і картону, але може мати і пластикові обкладинки або спеціальну прогумовану нижню поверхню, яка запобіжить ковзанню по столу.

Настінні планінги зазвичай виконані з щільного паперу, однак існують і більш цікаві варіанти – магнітно-маркерні дошки, що мають розмітки по днях. Зазвичай в такому форматі випускаються планінги на місяць. На них вже нанесена порожня таблиця з пронумерованим стовпцем дат, розташованим зліва і осередками тимчасових інтервалів, які можна заповнити маркером самостійно. Їх логічно використовувати не в особистому кабінеті, а в переговорній, де проходять наради.

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *

All rights reserved © FUTURE-IT

Powered by WordPress

Theme by SEOS